Profileren

Profileren met je out-of-office bericht

Wat staat er in jouw out-of-office bericht?

Dat je met successen zichtbaarder kunt zijn klinkt logisch, maar ook als je niet aanwezig bent, kun je jezelf toch goed profileren. Als je door afwezigheid niet snel genoeg kunt reageren op e-mails, is het belangrijk om een goede afwezigheidsmelding, een out-of-office-bericht, aan te zetten. Is het jou ook opgevallen dat er een enorm verschil is in wat mensen in zo’n melding zetten? Er is dus ook een enorm verschil in wat deze afwezigheidsmelders uitstralen naar degenen die ze ontvangen.

Reden van je afwezigheid

Het kan goed zijn om de reden van je afwezigheid te vermelden. Bedenk daarbij of het relevant is voor de lezer en wat het bericht over jou vertelt. ‘Woensdag is mijn papa-dag en daarom ben ik vandaag afwezig’, is daarom wellicht geen goede afwezigheidsmelding. ‘In verband met de cao-onderhandelingen ben ik afwezig tot…’, of ‘In verband met de expansie van onze organisatie naar Frankrijk, ben ik deze week afwezig voor een intensieve Franse taaltraining’, laat zien waarmee jij en jouw organisatie bezig zijn.

Out-of-office bericht is niet voor jezelf

Het is belangrijk te beseffen dat je het out-of-office-bericht niet voor jezelf schrijft. Het is bedoeld om iemand die jou wil bereiken te vertellen dat je er niet bent en dat je niet of niet meteen op zijn bericht kunt reageren. Het is voor de ander vooral van belang dat hij weet hoe en wanneer hij je eventueel wel kan bereiken of bij wie hij wel met zijn vraag terechtkan. Als je je realiseert dat dit bericht voor de ander is, weet je dat een eenvoudig ‘Uw bericht wordt niet gelezen’ of ‘Ik ben afwezig en deze mail zal niet doorgestuurd worden’ niet voldoende is. Een goed out-of-office-bericht zorgt ervoor dat een collega of klant een positief beeld over jou en jouw organisatie houdt of krijgt.

Wat zegt jouw out-of-office-bericht over jou?

Ga ervan uit dat een klant of relatie die je mailt je niet onnodig wil lastigvallen. Schrijf daarom niet: ‘Voor dringende vragen kunt u contact opnemen met mijn collega.’ Een klant kan dat lezen als: ‘Mijn collega wil liever niet gestoord worden die heeft het al druk genoeg.’ Misschien gaat je klant zijn vraag dan wel stellen bij de concurrent. Beter is: ‘Voor al uw vragen kunt u terecht bij….’ Een goed out-of-office bericht zorgt ervoor dat een klant of relatie een positief beeld over jou en jouw organisatie houdt of krijgt.

Lees hier meer tips over profileren op de werkvloer.

WIL JE JE PROFILEREN ZONDER OP TE SCHEPPEN?

PROFILEREN ZONDER
OPSCHEPPEN

Succes met zichtbaarheid